Как говорить уверенно и лаконично

Автор Сергей Маслов

Великие лидеры используют эти 9 техник общения, чтобы заслужить уважение на работе.

Вот частый вопрос, который я задаю во время коучинга: «Как мне стать более лаконичным коммуникатором?»

Это неудивительно, потому что лаконичное общение сейчас важнее, чем когда-либо.

Обратите внимание на эти факты:

• Средняя продолжительность концентрации внимания человека упала с 12 секунд в 2000 году до 8 секунд сегодня.

• Типичный офисный работник получает 120 писем ежедневно.

• Каждый раз, когда человек отвлекается, ему требуется более 23 минут, чтобы восстановить концентрацию.

Неудивительно, что во время исследований хорошие коммуникативные навыки в два раза важнее хороших управленческих навыков. В наш век перенасыщения права на ошибку мало. Фактически, 86% сотрудников винят в сбоях на рабочем месте отсутствие хорошего общения.

Люди становятся нетерпеливыми, когда им приходится работать сверхурочно, чтобы понять, что вы говорите. Многословие может восприниматься как нерешительность и быстро стоить вам доверия и уважения как руководителя.

Почему у вас может не получатся говорить лаконично

Вы перебарщиваете.

Вам может казаться, что вы очень внимательны, но на самом деле вы только теряете внимание другого человека. Вместо того, чтобы быть ясным, вы в конечном итоге затуманиваете его из-за чрезмерного объяснения.

Вы думаете, что все такие же, как вы.

Вы можете получать удовольствие от глубокой обработки информации, но вы меньшинство (только около 15-20% населения чувствительны). Возможно, вам придется собрать массу данных, прежде чем принимать решение, но другие люди, особенно руководители высшего звена, так не поступают. Их легко завалить слишком большим объемом информации, и они предпочли бы прямоту.

Вы пытаетесь быть тем, кем не являетесь.

Некоторые думают, что им «нужна большая личность», чтобы излучать присутствие руководителя. Если вы попытаетесь быть кем-то, кем вы не являетесь, другие это почувствуют. Вы не только будете выглядеть недостоверным, но и измотаете себя в процессе. Лучше общаться в манере, которая соответствует вашей личности.

9 способов ясно и эффективно общаться

1. Подготовьтесь заранее.

Без подготовки нельзя быть кратким. Перед любой важной встречей уделите пять минут тому, чтобы изучить повестку дня. Делайте заметки для себя. Организуйте свои мысли и отметьте, где вы хотите внести свой вклад.

Если вы будете говорить, выполните дополнительные шаги по созданию тем для обсуждения и предвидению возражений и вопросов. Мне нравится, когда мои клиенты готовят несколько «часто задаваемых вопросов» и кладут их в задний карман на тот случай, если в конце презентации будет тишина.

2. Обеспечьте предварительное прочтение.

Если вам нужно поделиться большим количеством информации, подумайте о том, чтобы подготовить предварительное чтение. Это документ, содержащий справочную информацию по теме. Вы можете дать своей аудитории необходимый контекст, и при этом провести время вместе быстрее. Предварительное чтение может быть отчетами, слайдами или подробной аналитикой.

3. Завершите предложение «Если вы уйдете из этого разговора с чем-то одним, я хочу, чтобы это было ______».

Если бы вас заставили свести основную идею к одному предложению, что бы это было? Используйте это в качестве темы письма или дословно повторяйте фразу во время разговора. Это гарантирует, что вы привлечете внимание аудитории к самому важному выводу.

4. Используйте структуру PREP.

Когда вы вынуждены говорить импровизированно, вы можете говорить четко и связно, используя структуру PREP. Вот как это работает: кратко изложите свою точку зрения, подкрепите ее обоснованием, предоставьте доказательства и в конце подтвердите свою точку зрения. Например:

• Точка зрения: «Я считаю, что нам следует выбрать направление А».

• Причина: «Мы получили положительные отзывы об этом подходе».

• Доказательства: «Например, наш президент сказал, что поддерживает это».

• Точка зрения: «Вот почему я считаю, что направление А лучше всего».

5. Используйте объединяющие и помечающие утверждения, чтобы выделить и акцентировать внимание на ваших моментах.

Пометка и соединение относятся к двум тактикам PR. Пометить это все равно, что размахивать флагом в воздухе, говоря: «Это важно!». Соединение помогает вам перейти от одной идеи к другой. Наведение мостов особенно полезно, когда вы хотите сменить тему или направить разговор в другое русло.

Примеры заявлений о пометке:

• Все сводится к…

• Суть дела…

• Я не могу не подчеркнуть …

Примеры промежуточных утверждений:

• Я не могу говорить с ____, но могу сказать …

• Хотя ____ важно, также важно помнить, что…

• Прежде чем мы закончим эту тему, я хотел бы добавить…

6. Знайте свою аудиторию.

Подумайте, какие проблемы и возражения будут главными. Что их больше всего волнует? Какие проблемы они пытаются решить? Самое главное, какая им польза, если они вас слушают? Как это поможет им сэкономить время или облегчить их работу? Сформулируйте свое сообщение с точки зрения того, как оно влияет на вашу аудиторию.

7. Задавайте вопросы.

Часто краткое общение сводится к тому, чтобы вообще ничего не сказать. Сначала нужно послушать. В частности, задавайте множество открытых вопросов, например:

• Что вы думаете о том, чем я поделился?

• Как вы думаете, что лучше?

• Что бы вы добавили или изменили?

• Какая часть еще не ясна?

• Какая поддержка вам нужна?

8. Отредактируйте свои электронные письма.

Хорошее практическое правило: электронные письма не должны содержать более пяти строк. Если ваше электронное письмо длиннее, сократите его или сделайте телефонный звонок.

Убедитесь, что ваше сообщение можно сканировать. Это означает короткие абзацы и предложения. Используйте маркированные списки и нумерацию, чтобы текст было легче усвоить.

9. Избавьтесь от пуха.

Хеджирующий язык, например: «Я просто хотел проверить» или «Может, найдем время поболтать?» сводит к минимуму силу ваших слов.

Поскольку лаконичное общение сейчас важно, чем когда-либо прежде, важно сначала понять, почему вы изо всех сил пытаетесь быть лаконичным. Затем предпримите эти шаги, чтобы общаться четко и эффективно и стать уважаемым лидером, которым вы заслуживаете.